新規開拓を進めたい。でも、その時間がない

「既存のお客様への対応だけで、１日が終わってしまう」

「新規開拓が重要なのは分かっているが、目の前の仕事が忙しい」

「新規開拓を指示しているが、なかなか行動が増えない」

経営者様や営業責任者様から、このようなご相談を受けることがあります。

私の経験では、新規開拓が進まない理由は大きく3つに整理されます。

1つ目は「新規開拓の時間がない」

2つ目は「進捗管理ができていない」

3つ目は「自社を選んでもらう強みが明確でない」です。

今回は、この3つの中でも、多くの会社が最初にぶつかる「時間」の問題について考えてみます。

株式会社営業改善（だいしんシェアオフィス会員）
営業の業務効率化、営業プロセスの改善をご支援しています。
※著書『15分スケジュール すぐに成果を出す人の時間術』（明日香出版社）

営業担当者は、何に時間を使っているのか？

営業の仕事には、顧客との商談だけでなく、問い合わせ対応、見積書や提案書の作成、社内調整、会議、報告、事務処理など、様々な業務があります。

特に既存顧客からの問い合わせや社内からの依頼は、その場ですぐに対応しやすい仕事です。

一方で、新規開拓や重点顧客への提案準備は、今日やらなくても直ちに問題になるわけではありません。

そのため、

「時間ができたら新規開拓をしよう」

と考えているうちに、別の仕事が入り、1週間、1か月と後回しになってしまいます。

このような場合、営業担当者の能力や意欲を問題にする前に、一度確認していただきたいことがあります。

それは、「営業担当者が、実際に何に時間を使っているのか」です。

「忙しい」を具体的な数字に変えてみる

そこで私がおすすめしているのが、1日の業務8時間を15分単位、32マスで「見える化」する「15分スケジュール」という方法（時間術）です。

「15分スケジュール」は、業務の予定と実際に行った仕事を記録します。

すると、

「提案書作成に思った以上の時間を使っている」

「メールを1日に何度も確認している」

「定例会議や報告に毎週かなりの時間を使っている」

といったことが具体的に見えてきます。

「忙しい」という感覚だけでは、改善策を考えることは難しいものです。

しかし、

「何に、どのくらい時間を使っているか」

が分かれば、改善できる仕事も見つけやすくなります。

業務効率化のゴールは「仕事を減らすこと」ではない

ここで注意したいのは、業務効率化そのものを目的にしないことです。

例えば、60分の会議を30分に短縮したとします。

30分の時間が生まれました。

しかし、その30分がメール対応や別の社内業務で埋まってしまえば、新規開拓にかけられる時間は増えません。

営業の業務効率化で重要なのは、「減らした時間を、成果につながる仕事へ振り替えること」です。

そのために、現在の仕事を下記のように分けて考えます。

1．自分が行うべき仕事

2．他の人へ移管できる仕事

3．回数や時間を減らせる仕事

4．まとめて処理できる仕事

5．やめられる仕事

そして、生まれた時間を、新規開拓、一定期間取引のない顧客へのアプローチ、重点顧客への提案、商談後のフォローなどへ振り替えていきます。

つまり、

業務効率化のゴールは「仕事を減らすこと」ではなく、「成果を生む時間を増やすこと」なのです。

「新規開拓」を予定に入れるだけでは足りない

もう一つ大切なのが、仕事を一つひとつ実行できる単位まで細かくすることです。

例えばTODOリストに、

「新規開拓をする」

と書いても、実際には何から始めればよいのか分かりません。

そこで、

月曜日：候補企業を10社選定する

火曜日：優先する3社の情報を調べる

水曜日：提案資料を準備する

木曜日：3社へ連絡する

金曜日：反応を確認して次の予定を決める

というように分解します。

さらに、それぞれを具体的な時間に割り当てていきます。

すると新規開拓は、「時間があればする仕事」から「実施することが決まっている仕事」へ変わります。

営業担当者の仕事を見直し、新規開拓の時間を生み出した事例 

実際、ある貿易商社様では、新規開拓を進めたいものの、営業担当者が何に時間を使っているのか把握できていませんでした。

そこで「15分スケジュール」で日々の業務を「見える化」したところ、事務作業にも多くの時間が使われ、その中には営業担当者でなくても対応できる業務があることが分かりました。

そこで、「誰が担当するのが最も効率的か」という観点から業務分担を見直し、インボイス（商業送り状）の作成業務を事務職へ移管。生まれた時間をあらかじめ新規開拓の予定として組み込むことで、新規開拓を進める時間を確保しました。

このように、時間の使い方を「見える化」すると、見直すべき業務が明確になってきます。さらに、生み出した時間を成果につながる活動として予定化することが、業務改善を実際の行動につなげるポイントです。

まず1週間だけ、自分の仕事を記録してみる

まずは経営者ご自身、営業マネジャー、あるいは営業担当者様1人でも構いません。

1週間だけ、「15分スケジュール」で実際に行った仕事を記録してみてください。

そして週末に、

「減らせる仕事はないか」

「他の人にお願いできる仕事はないか」

「もっと時間を使うべき仕事は何か」

を確認します。

そのうえで、翌週のスケジュールに新規開拓や重点顧客への提案時間を先に確保します。

新規開拓を進めるには、時間をつくるだけでなく、「なぜ自社へ切り替えてもらうのか」という強みを明確にすることや、ヒアリング、提案、見積り、クロージングといった営業スキルの向上も欠かせません。

ただし、それらも実行する時間が確保されていなければ進みません。

まず、自社の営業担当者が何に時間を使っているのかを知ることから、改善を始めてみてはいかがでしょうか。

忙しいのに、重要な仕事が進まないなら

『15分スケジュール すぐに成果を出す人の時間術』黒田昭彦 著（明日香出版社）

https://www.asuka-g.co.jp/book/keyword/cat10/012980.html

本書では、今回ご紹介した「業務時間の見える化」だけでなく、効率的に仕事に取り組む方法を具体的に紹介しています。
「自社でも実践してみたい」という方は、ぜひ書店などで手に取ってみてください。

株式会社営業改善では、代表取締役・黒田昭彦の著書『15分スケジュール すぐに成果を出す人の時間術』（明日香出版社）の考え方をベースに営業の時間の使い方を「見える化」。新規開拓、商談、提案、重点顧客への活動時間を増やす仕組みづくりをご支援しています。

【ご相談いただけること】

・現状の業務時間の「見える化」～生産性の改善

・重要な業務（新規開拓など）を進める時間の創出

・部下育成、報告・連絡・相談の効率化

・営業の効率化を進める営業支援ツールの制作

株式会社営業改善（だいしんシェアオフィス会員 

マーケティング会社にて23年間、企画営業として大手流通、小売業、メーカーなどの販売促進・営業支援に携わる。営業現場で活用できる提案書、パンフレット、営業支援ツールの制作と、営業の仕事の進め方を仕組み化する支援を得意とする。

2019年、営業コンサルタントとして独立。現在は、著書『15分スケジュール すぐに成果を出す人の時間術』のメソッドで15分スケジュール、週間スケジュールを活用した営業の生産性向上と販売促進などを支援している。